Styret i Norges Idrettsforbund og olympiske og paralympiske komitè (NIF) vedtok 10. mars 2008 at alle klubber i norske idrett skal kreve politiattest mo seksuelle overgrep mot barn. Ordningen gjelder for alle som skal utføre oppgaver som i vesentlig grad innebærer et tillits- eller ansvarsforhold ovenfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Ordningen trådte i kraft 1. januar 2009.
I Vestbyen Fotball blir ordningen håndtert på følgende måte:
Alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming skal fremskaffe politiattest.
Dette gjøres i samråd med klubbens ansvarlige for å administrere politiattester, utnevnt av styret, Eirin Wangsholm Hanssen, som har taushetsplikt overfor uvedkommende i forhold til de opplysninger han får kjennskap til.
Politiattesten inneholder kun opplysninger om personen for tiden er siktet/tiltalt eller tidligere ilagt forelegg/dømt for brudd på bestemmelser i straffeloven om seksualforbrytelser overfor barn. Idrettslaget har ikke anledning til å be personen om å innhente politiattest for andre straffbare forhold. Innhenting av politiattest er gratis.
Innhenting elektronisk:
Dette er vår foretrukne rutine. Benyttes av alle lagledere som har elektronisk ID (BankID, Min ID etc.):
Innhenting på papirbasert:
Denne rutinen benyttes dersom søkeren ikke har elektronisk ID eller søkeren er under 18 år.
Vestbyen Fotball skal ikke lagre attesten, men kun få den framvist til gjennomsyn.
Personer som ikke har fremvist politiattest uten merknad, kan ikke settes til oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.
Attester utstedt til andre idrettslag/organisasjoner
Dersom man har politiattest for tilsvarende forhold fra et annet idrettslag kan denne forevises dersom denne ikke er eldre enn ett år.
Økonomiske prinsipp
Rapporteringen av ut- og innbetalinger skjer etter kontantprinsippet. Det innebærer at inntekt eller kostnad registreres og skattlegges på det tidspunktet da beløpet utbetales eller ytelsen mottas.
Budsjett i følge forsiktighetsprinsippet
Budsjett for de forskjellige lagene på alle alderstrinn kreves inn av styreleder i løpet av januar.
Budsjettene skal inneholde antall spillere, bruk av baller, vester, første hjelp utstyr og andre forbruksvarer. Man oppgir også hvilke 2 cuper som skal dekkes av klubben og hvor mange lag som skal meldes på til seriespill og forsikring. Budsjettet tar for øvrig hensyn til gitte kostnader som klubbavgift til Trøndelag Fotballkrets, kursing av trenere, trenergodtgjørelser i følge avtaler, regnskapsføring, banevedlikehold og fortløpende utgifter som strøm, vask, bilgodtgjørelser.
Kjente inntekter i budsjettet kan være reklameinntekter, dugnadsinntekter fra Bonusguiden, årlige tilskudd fra Trondheim Kommune, Olympiatoppen og Grasrotandelen. Budsjett godkjennes av styret.
Regnskap
Klubben benytter Heidi Brurok som til daglig arbeider som regnskapsrådgiver ved NTNU som regnskapsfører. Klubben leverer inn bilag i forhold til momsperiodene, annenhver måned. Vi mottar halvårsregnskap og krever in for andre perioder ved behov. Ekstern revisor velges på årsmøtet
Økonomistyring
Kasserer har ansvar for inn- og utgående faktura, medlemsregister og overganger i FIKS med fortløpende fakturering av kontingenter i henhold til innsendte medlemslister samt purringer. Vi benytter Sparebankens Medlemsnett for håndtering av medlemsregister og faktureringssystem. Medlemsnett er integrert mot NIFs sentrale register.
Lagenes uttak av forbruksvarer gås igjennom minimum to ganger pr år av kasserer og styreleder.
Refundering av dommerhonorarer følger terminlistene.
Bruk av bankkonto og innkreving
Klubben har avtale med Sparebanken Midt Norge. Bankkonto disponeres per i dag av kasserer som rapporterer status til styremøte 1 ganger per måned. Alle inn- og utbetalinger går alltid via klubbens brukskonto. Unntak er konto for Vestbydagen som brukes som prosjektkonto for gjennomføringen av klubbens dag for medlemmene. I tillegg benyttes en sparekonto for overførsel av midler som ikke skal brukes av brukskontoen.
Regningsbetaling
Kasserer betaler og attesterer regninger fortløpende etter kjente opplysninger fra budsjett. Ved større beløp attesterer ansvarig for respektive avdeling eller etter godkjenning fra styret.
Bilgodtgjørelser og reiseregninger
Trenere eller andre som har avtale om å få dekket utgifter til kjøring i forbindelse med oppgaver utført for klubben, plikter å levere godkjente bilgodtgjørelsesskjema før godtgjørelsen utbetales i henhold til signerte avtaler.
Kontakt
Økonomi: kasserer@vestbyen.no
Medlemmer: medlem@vestbyen.no
Styret: styret@vestbyen.no
Økonomisk ansvar
Det sittende styret har kollektivt ansvar for økonomien i klubben. Årsmøtet godkjenner regnskapet og overtar dette ansvaret på årsmøtet.